同窓会を欠席する時の連絡

同窓会の開催を知らせるハガキが届いたら、出席・欠席に関わらず所定の期日までに返信するようにしましょう。
この場合、案内文と返信用ハガキが一体となった「往復ハガキ」が用いられるのが一般的ですが、慣れていないとどこに何を書けば良いのか、どの部分をポストに投函すれば良いのかなど戸惑ってしまう人も多いのではないでしょうか。
ここでは、同窓会への出席・欠席を連絡する際、大人として最低限知っておきたいマナーについて紹介します。

• 出席編

  欠席」の部分を二重線で消し「出席」を大きく丸で囲み、その下に「（出席）させていただきます」または「（出席）いたします」と添えます。
  そして住所・氏名も間違いなく正確に記入するようにしましょう。この時、「御出席」、「御住所」などとなっている場合は「御」の部分も二重線で消しておきます。
  また、余白欄には、「当日お会い出来るのを楽しみにしています」、「幹事様、お疲れ様です」などとメッセージを添えると印象が良くなります。

• 欠席編

  出席の場合と同様に、「欠席」の部分のみ丸で囲むようにします。欠席の場合は、「残念ですが、所用のため欠席させていただきます」などとお詫びの言葉を添えるようにしましょう。さらに「盛会をお祈りしています」などと主催者に向けた言葉を加えるとより丁寧な返信になります。
  必要事項を記入した往復ハガキは、返信側を切り離してポストに投函します。切り離さずに投函してしまうと、会場や日時が記載されている部分が手元に残らなくなってしまいます。また、返信側の宛先下に「（○○同窓会事務局）宛」、「行」と印字されていた場合は、二重線を引き、「御中」または「様」と書き変えて投函するのが大人のマナーです。

一度「出席する」と伝えていても、仕事や家庭の事情で急に参加出来なくなってしまったら、出来るだけ早く主催者に直接電話をするかメールを送り欠席の意向を伝えるようにしましょう。
特に、同窓会直前でのキャンセルになってしまった場合は、準備を進める主催者に失礼のないよう、事情を丁寧に伝えるようにしてください。

やむを得ず同窓会を欠席する場合は、同窓会当日に主催者または会場に届くよう「電報」を贈ってみてはいかがでしょうか。
電報には、同窓会に参加出来なかったことに対するお詫びの言葉の他、同期の仲間たちとの思い出や自分の近況、恩師や主催者への感謝の言葉、主催者を労うメッセージなどを添えると良いでしょう。再会を楽しみにしていた仲間にも大変喜ばれます。

同窓会をはじめとしたイベントの主催者は、会場準備の都合上「返信がこない＝欠席」と処理することが出来ません。誰か一人でも連絡が遅れると、参加人数を確定出来ず会場の予約や食事の手配に支障を来してしまいます。誰もが心地よく同窓会当日を迎えられるよう期日を守り、心を込めて連絡を入れるようにしましょう。

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