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取引先にお悔やみの弔電を送るときのマナー

取引先にお悔やみの弔電を送るときのマナー

仕事の取引先に不幸があり、訃報をいただいた時にはまず何をすれば良いのでしょうか?葬儀への参列やお手伝い、香典、供花の手配などさまざまありますが、最初にするべきこととは? いざという時に慌てないためにも、普段から対応やマナーを知っておくことが大切です。

取引先から訃報をいただいたときの対処法

取引先から訃報をいただいた場合、まず上司に報告し、社内規定に沿って対応を決定する必要があります。
葬儀への参列や香典の手配などがありますが、中でも最初に決めなければいけないのが弔電を打つことです。 弔電を打つ場合、大切なのは「できるだけ迅速に対応し、ミスなくお悔やみの気持ちを表す」ということ。 そのためには、送り先の住所や日時、宛名、差出人名などをしっかりと確認するようにしましょう。 弔電の届け先は会社にするのが一般的ですが、葬儀場や相手の自宅の場合もあります。

差出人は会社名か個人名になりますが、会社名なら必ず正式名称で、個人名の場合は高い役職か役員以上の名前で打つのが良いでしょう。 上司の名前で打つ時は、必ず上司に確認して指示を仰ぐようにしましょう。

取引先から訃報を受けた際にすぐにやるべきことをまとめてみました。

  • ・弔電を打つかどうか決める(打つ場合は住所を確認し、発信者名を決める)
  • ・葬儀に参列するかを決める
  • ・供花、供物を送るか、香典の金額などを決める

取引先にお悔やみの言葉を送るときの方法

会社の取引先に不幸があった場合は、葬儀に参列して直接遺族の方に哀悼の意を表すのが望ましいことと言えます。 しかし遠方であったり、すぐに駆けつけられない場合は手紙を書いたり、弔電を打つことで哀悼の意を表しても問題ありません。 特に、電報は最も早くお悔やみの言葉を伝えられる方法として一般的です。
弔電を送る際は電話で申し込みをする方法もありますが、最近ではインターネットから24時間申し込みができる電報サービスが便利です。
また、メールで訃報が届いた場合には、メールで返信しても特に失礼にはあたりません。

お悔やみの言葉の文例とマナー

弔電でお悔やみの言葉を打つ場合は、各種電報サービスでさまざまな文章例を紹介しているので、それを参考にアレンジするのが良いでしょう。
弔電は葬儀で読み上げられることもあるので、亡くなった方の名前や役職、差出人の名前を間違えないよう細心の注意を払うようにしてください。
会社名で発信する場合はビジネス文書になるので、個人的な想いよりも簡潔で弔意が感じられる文章が適しています。 また、不幸が重なることを連想させる重ね言葉や、忌み言葉などは使わないのがマナーです。

取引先へのお悔やみの言葉の文例

「○○様のご逝去を悼み、当社社員一同、謹んでお悔やみ申し上げますとともに、心よりご冥福をお祈りいたします」

「○○社長様の突然の訃報に際し、ご遺族ならびに社員の皆様に心より哀悼の意を表します」

「○○様の訃報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。ご功労に敬意を評しますとともに、心からご冥福をお祈り申し上げます」

「取引先にお悔やみの弔電を送るときのマナー」 まとめ

取引先にお悔やみの弔電や手紙を送る際は、会社のルールに従って迅速に対応することが求められます。 最近はインターネットで申し込みできる弔電もあり、さまざまな文例から選ぶこともできて大変便利です。弔電を送る際には、宛名や住所などをしっかり確認するとともに、マナーに気を付けて送るようにしましょう。

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